Costos de las cobranzas. El costo de los procedimientos de cobranza. Eficiencia
Análisis del punto de equilibrio entre el monto a cobrar y los gastos de cobranzas
Software para determinar el costo de las cobranzas
Costos de la Gestión de Cobranzas
Costos de las cobranzas. El costo de los procedimientos de cobranza. Relación técnica entre gastos de cobranza y porcentaje de pérdida por cuentas incobrables. Relación entre costo de las cobranzas y eficiencia
El análisis lineal de punto de equilibrio entre el monto a cobrar y los gastos de cobranzas. Concepto relación cobros - gastos de cobranza
Costo total de cobranzas. Equilibrio entre gastos de cobranza y monto a cobrar
TABLA relación entre los costos totales de cobranza, cobranzas totales y punto de equilibrio
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS: Políticas restrictivas, políticas liberales, políticas racionales
Software para determinar el costo de las cobranzas
COSTOS DE LAS COBRANZAS. EL COSTO
DE LOS PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA RELACIÓN TÉCNICA ENTRE GASTOS DE COBRANZA Y PORCENTAJE
DE PÉRDIDA POR CUENTAS INCOBRABLES. RELACIÓN ENTRE COSTO DE LAS COBRANZAS Y EFICIENCIA
(volver)
Es una de las variables principales de la Política de Cobranzas. La variable principal
de la política de cobranza es el costo de los procedimientos de cobranza, situado
dentro de ciertos límites, mientras mayores sean los gastos de cobranza menor será
la proporción de incobrables y el lapso medio de cobro. No obstante la relación
entre costo de las cobranzas y eficiencia de las mismas no es lineal. Los primeros
gastos de cobranza es probable que produzcan muy poca reducción de las cuentas incobrables;
pero a medida que se van aumentando los gastos, estos comienzan a tener un efecto
significativo en este sentido, pero a partir de un punto, si se siguen incrementando
los gastos de cobranza, se tiende a producir cada vez menos reducción de la pérdida
a medida que estos gastos se vayan agregando. Esta relación técnica entre gastos
de cobranza y porcentaje de pérdida por cuentas incobrables puede expresarse gráficamente
utilizando un sistema de coordenadas cartesianas. En el eje de las (x) se colocan
los gastos de cobranza y en el eje de las (y) los porcentajes (%) de pérdidas. (Ver
Gráfico 1)
Gráfico 1
En el Gráfico 1 puede observarse como disminuyen las pérdidas por cuentas incobrables
en la medida que se aumentan los gastos de cobranza, hasta llegar a un punto de
saturación (KI). Al nivel de este punto de saturación, si se continúan aumentando
los gastos de cobranza no serán significativos las disminuciones en las pérdidas.
Se debe considerar seriamente que los gastos de cobranza deben siempre compararse
con las sumas de dinero que se traten de recuperar. No resulta económicamente beneficioso
recuperar el valor de una cuenta cuyos gastos de cobranza exceden el monto a rescatar:
También es recomendable estudiar con seriedad aquellos casos en los cuales está
permitido cargar a la cuenta del cliente los gastos de cobranza para que éstos puedan
ser aplicados en forma razonable.
Los gastos de cobranza de una empresa guardan íntima relación con las políticas
y procedimientos de cobro. En la medida que una empresa sea más restringida en el
otorgamiento de crédito y más agresiva en sus procedimientos de cobro reduce sus
pérdidas en cuentas incobrables; no obstante corre el riesgo de que disminuyan sus
ventas y aumenten sus gastos de cobranza al hacer un mayor uso de personal para
labores de cobranzas. Esta función agresiva se caracteriza por el envío constante
de cartas, telegramas, llamadas telefónicas, uso de bufetes de abogados, procedimientos
judiciales, etc. cuando una empresa use medidas liberales en la concesión de créditos
y utiliza procedimientos de cobranza deficientes aumentaría su volumen de ventas,
sus gastos de cobranza serían bajos pero las pérdidas en cuentas incobrables aumentarían.
EL ANÁLISIS LINEAL DE PUNTO DE
EQUILIBRIO DE COBROS Y LOS GASTOS DE COBRANZAS. CONCEPTO RELACIÓN COBROS – GASTOS
DE COBRANZA
(volver)
Los gastos de cobranzas, constituyen el esfuerzo realizado por la empresa para recuperar
las cuentas por cobrar medido en términos de unidades monetarias. Por constituir
un costo expirado, aplicable al período normal de operaciones en el cual se incurrirá,
el incremento de los gastos de cobranza ocasiona una disminución de las utilidades.
Asimismo, los gastos de cobranza afectan el procedimiento de recuperación de créditos.
Se debe tomar en consideración que el monto de las cobranzas nunca debe ser inferior
a los gastos incurridos con esa finalidad. relación técnica entre gastos de cobranza
y porcentaje de pérdida por cuentas incobrables Esta importante herramienta de análisis
financiero puede servir de gran ayuda en la administración y control e cuentas por
cobrar.
El concepto de Punto de Equilibrio, al asumir que los ingresos y los costos son
funciones lineales de la cantidad de producto por fabricar y vender simplifica el
análisis de su relación con la utilidad. El punto de equilibrio se observa cuando
los ingresos igualan a los costos totales.
Si se tiene costos fijos ( Cf. ) y costos totales variables ( Ctv ), los costos
totales ( Ct ) serian: Ct + Ctv.
Si se desea calcular el número de unidades ( n ) que deben ser vendidas anualmente
y a un precio por unidad ( p ) y a un costo variable por unidad ( Cvu ), de tal
manera que se obtenga un equilibrio entre ingreso y costos entonces cave expresar
la formula anterior de la siguiente manera:
Como Ctv = Cvu. N
I = P.N
Entonces : P.N. = Cf + Cvu. N
Al despejar (N) quedaría la expresión
N = Cf / (P - Cvu)
Este concepto puede ser expresado gráficamente utilizando un sistema de coordenadas.
Se colocan en el eje de las abscisas (x) las unidades que deben ser producidas o
vendidas y en el eje de las ordenadas (y) los costos e ingresos, y se obtendrá el
punto equilibrio donde se intercepte la recta de costos totales con la de ingresos
( véase gráfico 2) en el punto señalado.
Como (Pe) es el punto de equilibrio y los costos totales son iguales al total de
los ingresos, las ventas que se realicen por debajo de ese punto de equilibrio significaran
perdidas, y por encima se obtendrán utilidades.
Aplicando este mismo concepto a la relación cobros – gastos de cobranza podría expresarse
diciendo que el punto equilibrio en este sentido se obtiene cuando el monto del
total de los gastos de cobranza iguale a la totalidad de los cobros efectuados
Grafico 2
Si se denomina a los cobros (C) y a los gastos de cobranza (Gc) entonces el punto
de equilibrio estaría dado por C = Gc. Esto indicaría que realizando cobranzas iguales
a sus costos no habría pérdidas ni ganancias derivadas el procedimiento de cobranzas
y hasta qué punto es conveniente aumentar los gastos de cobranza de modo que se
obtengan beneficios razonables.
GASTOS DE COBRANZAS
(volver)
Los gastos de cobranzas pueden ser clasificados en:
a. Gastos fijos (Gfc)
b. Gastos variables (Gvc)
a. Gastos fijos de cobranza
Son aquellos que se mantienen constantes para cualquier monto de las cobranzas tales
como:
- Sueldos fijos y otras asignaciones del personal de cobranza.
-Seguros de vida, vehículos, hospitalización, médico quirúrgico que tenga la empresa
para el personal de cobranza.
b. Gastos variables de cobranza
Son aquellos que varían en función de las gestiones que se hagan para realizar las
recuperaciones de cuentas por cobrar, como:
• Comisiones de cobradores, según el monto de las cobranzas que realicen. • Gastos
de viajes en gestiones de cobranza. • Honorarios de abogados y otros gastos en los
que se utilicen procedimientos jurídicos. • Gestiones a través de oficinas de cobranzas
ajenas a la empresa. • Cualquier otro tipo de gasto que se haya de efectuar relacionado
con cobros y que no se realice con carácter permanente.
COSTO TOTAL DE COBRANZAS. EQUILIBRIO ENTRE
GASTOS DE COBRANZA Y MONTO A COBRAR
(volver)
Luego de haber hecho esta distinción entre gastos fijos y gastos variables de cobranza,
puede expresarse el costo total de cobranzas mediante la siguiente expresión:
Gc = Gfc + Gvc
Donde:
Gc = Gastos totales de cobranza.
Gfc = Gastos fijos de cobranza.
Gvc = Gastos totales variables de cobranza.
Como el punto de equilibrio está dado por C = Gc sustituyendo a Gc en la fórmula
anterior quedaría:
C = Gfc + Gvc
En vista de que los gastos fijos hay que efectuarlos cualquiera que sea el monto
de las cobranzas, lógicamente lo que conviene es determinar el monto de los gastos
adicionales que se deben realizar como máximo a fin de que justifiquen las recuperaciones
de cuentas por cobrar, entonces expresando los gastos variables de cobranza como
un porcentaje de las cobranzas. Podría expresarse el término Gvc = XC donde (X)
sería el coeficiente que expresaría la parte de los cobros, en tanto por uno que
estaría destinada a cubrir los gastos de cobranza, y de allí se obtendría el porcentaje
máximo de gastos de cobranza adicionales que pueden ser aplicados a las recuperaciones
de cuentas de tal modo que los cobros no sean inferiores a las cantidades que se
gastan para efectuarlos.
Luego la ecuación original de punto de equilibrio quedaría transformada en:
C = Gfc + XC
Despejando (C) en la ecuación
C – XC = Gfc.
Sacando (C) como factor común:
C (1 – X) = Gfc
Entonces C = Gfc / (1 - X)
Luego para calcular (X)
X = 1 - (Gfc / C)
Este procedimiento permite obtener un coeficiente, que multiplicado por las cobranzas,
determinaría la cantidad máxima a invertir en gastos de cobranzas para obtener el
punto de equilibrio.
Así por ejemplo una empresa desea recuperar $12.000 y sus gastos fijos de cobranza
son de $3.000 entonces C = 12.000 y Gfc = 3.000, entonces los gastos de variables
de cobranza (Gvc = XC) serían:
O sea, un 75% del monto a cobrar.
Luego el punto de equilibrio está dado por:
12.000 = 3.000 + 0.75 x 12.000
Así: 12.000 = 3.000 + 9.000
Luego para obtener el equilibrio entre gastos de cobranza y monto a cobrar, $9.000
sería la cantidad máxima a cargar por este concepto.
Si se aumentasen los gastos variables a un 80% para recuperar los mismos $12.000,
entonces se obtendría un excedente de gastos de cobranza sobre los cobros así:
Gc = 3.000 + 0.80 x 12.000
Gc = 3.000 + 9.600
Gc = 12.600
Lo que significa que los gastos excederían los cobros en $600, y la empresa estaría
recuperando sus cuentas en una situación desventajosa. Para obtener el equilibrio
para 80% de gasto de cobranza se utiliza la fórmula:
C = ( Gfc / (1 - X) )
Luego
C80% = 3000 / (1 - 0,80)
Entonces C80% = 15.000
De acuerdo a lo anterior la empresa debe aplicar sus gastos de cobranza por debajo
del porcentaje punto de equilibrio, en este caso 75%, no obstante debe tener sumo
cuidado en no bajarlos demasiado puesto que se disminuiría también el esfuerzo hecho
para efectuar las cobranzas aumentando la posibilidad de perdidas en cuenta malas.
Para representar gráficamente la relación lineal de equilibrio en cobros y gastos
de cobranza, se utiliza un sistema de coordenadas cartesianas similar al citado
anteriormente. En el eje de las ordenadas (y) se ubicaran los cobros y los gastos
de cobranza y en el eje de las abscisas (x) se colocarían los porcentaje de gastos
variables que se apliquen al monto de las cobranzas ( véase Gráfico 3 )
Para el caso del ejemplo de recuperación de $12.000, para diferentes niveles de
gastos de cobranza podrían representarse gráficamente por datos hipotéticos que
se presentan en la tabla III.1.
Grafico 3
Grafico 4
TABLA 1
(volver)
Relación entre los costos totales de cobranza, cobranzas totales y puntos de equilibrio
|
Cobros
$
|
Gastos fijos de
Cobranza
$
|
% de Gastos
Variables
Cobranza
$
|
Gastos variables
de cobranza
$
|
Gastos de
Cobranza
$
|
Cobros Punto de Equilibrio
$
|
|
12.000
|
3.000
|
10
|
1.200
|
4.200
|
3.333,30
|
|
12.000
|
3.000
|
20
|
2.400
|
5.400
|
3.750
|
|
12.000
|
3.000
|
25
|
3.000
|
6.000
|
4.000
|
|
12.000
|
3.000
|
50
|
6.000
|
9.000
|
6.000
|
|
12.000
|
3.000
|
60
|
7.200
|
12.200
|
7.500
|
|
12.000
|
3.000
|
75
|
9.000
|
12.000
|
12.000
|
|
12.000
|
3.000
|
80
|
9.600
|
12.600
|
15.000
|
La construcción de la Tabla 1 sé realizó aplicando las fórmulas desarrolladas en
este mismo capítulo, y con los datos hipotéticos contenidos en él se construyó el
Gráfico 4
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DE COBRANZAS
(volver)
Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados
por su política general de Créditos y Cobranzas. En materia de política de cobranzas
se pueden distinguir tres tipos de políticas, las cuales son; políticas restrictivas,
políticas liberales y políticas racionales.
1. Políticas restrictivas
Normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta política contribuye
a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización
de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de políticas pueden
traer como consecuencia la reducción de las ventas y los márgenes de utilidad, la
inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más elevados de
ventas, utilidades y cuentas por cobrar.
2. Políticas Liberales
Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales tienden a ser
más generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan enérgicamente
en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de
períodos para el pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia
un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las pérdidas
en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política no estimula aumentos
compensadores en las ventas y utilidades.
3. Políticas racionales
Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir
un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el propósito de que
se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia
financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre
la inversión de la empresa Se conceden los créditos a plazos razonables según las
características de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en
consideración los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.
SOFTWARE PARA DETERMINAR
EL COSTO DE LAS COBRANZAS
(volver)
Un Software para determinar el costo de las cobranzas tiene como finalidad facilitar
la toma de decisiones y la evaluación de rendimiento de una Agencia de Cobranzas.
El Software para determinar los costos de los procedimientos de cobranzas desarrolla
reportes detallados y gráficos amigables extrayendo información de la base de datos
de un Sistema de Gestión de Cobranzas. A continuación se muestra un ejemplo de reporte
y gráfica:
Indices de Recupero
Gráfico de Evolución del Indice de Recupero de Deuda. Comportamiento
|
|
Gestión®deCobranzas
cuenta con
iiifilomena Software
un Sistema para la Gestión de Créditos y Cobranzas, con posibilidades para
segmentación de carteras, implementación de estrategias y administración del circuito
ejecutivo de la cobranza.
Más información:
(54) (11) 7090-4669
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Edificio FORUM BUENOS AIRES. Av. Juana Manso 120. Dique IV. PUERTO MADERO (C1107CBB)
Servicio de Gestión de Cobranzas
Consiste en la contratación externa de recursos de cobranzas anexos que será desempeñada
más eficientemente, mientras su organización se dedica exclusivamente a la razón
de su negocio, de tal manera, que mientras usted genera ventas otra empresa realiza
la gestión de cobranza, adaptándose a las necesidades y características de su negocio
trabajando como una sola entidad.
Cobranza pre-legal
Método de cobro altamente efectivo en donde se logra la recuperación de cartera
morosa o difícil, mediante la utilización de métodos extrajudiciales.
Esto implica:
Investigación y localización del deudor.
Aclaración del saldo adeudado.
Notificación del estado del adeudo a cada deudor.
Negociación del adeudo.
Recuperación de saldos.
Reportes del estado de la cartera.
Cobranza legal
Es utilizada al agotarse todas las instancias anteriores y previa autorización del
cliente.
Acciones:
Se complementa la documentación que amparan los adeudos.
Juicios Ejecutivos Mercantiles: cheques, letras de cambio y pagarés.
Ordinarios: Facturas, contra recibos, etc.
Negociaciones y convenios.
Cobro o embargo de bienes
Asesoría
Asesoría legal en área mercantil y en procesos de cobranza.
Servicios ofrecidos:
Gestión de Cobranzas
Soporte de Gestión de Cobranzas
Soporte Temporario de Gerenciamiento de Cobranzas
Servicio de Gestión de Cobranzas
Servicio de Cobranzas
Características de los Servicios de Gestión de Cobranzas
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